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Gestion du temps : les secrets d'une to-do list efficace

La to-do list, ou liste des choses à faire, est un outil incontournable pour gérer son temps au travail. Mais rien à voir avec une liste de courses. Pour qu’elle soit vraiment efficace, il y a quelques astuces à connaître. 3 experts nous expliquent tout sur l’art d’une bonne to-do list.

N’inscrire que les tâches concrètes sur votre to-do list

La to-do list, que l’on peut traduire par la “ liste des choses à faire ”, doit uniquement comporter des tâches concrètes et factuelles. Inutile d’indiquer des missions généralistes comme “ Régler le problème avec X , “ Lancer le projet Y  ou “ Obtenir la reconnaissance de mon N+1 . « Il faut réussir à faire découler un certain nombre de tâches à partir de chaque projet », explique Ghislaine Pierquet, coach et fondatrice de la société Autonom’ Conseil. Par exemple, pour le lancement d’un projet, vous pourrez inscrire sur votre to-do list : réunir les futurs acteurs du projet, préparer le document de présentation, élaborer les plans de financement…

Pour éviter de multiplier les listes, sachez qu’il est possible de mélanger tâches professionnelles et personnelles au sein d’un seul document. Un code couleur vous permettra de différencier les missions qui relèvent d’une sphère ou de l’autre.

 

Identifier le degré de priorité

Une bonne to-do list ne se présente pas comme une liste de courses. « Lister les tâches que l’on doit faire comme si l’on faisait un inventaire à la Prévert est insuffisant », confirme Jean-Bernard Gouteix, formateur au sein du groupe Pilotis. Pour être efficace, la liste doit être hiérarchisée en fonction de deux critères : l’urgence et l’importance. « L’urgence est fluctuante et se caractérise par le fait qu’elle doit être réalisée à de brèves échéances. L’importance est permanente. Sa non-réalisation peut entraîner des conséquences graves », décrypte Jean-Bernard Gouteix. De fait, une tâche urgente n’est pas obligatoirement importante, et inversement.

Par conséquent, à chaque fois que vous ajoutez une mission à votre liste, pensez à indiquer, par le biais d’un code couleur ou d’un système de notation par colonnes, son degré d’urgence et d’importance. Les tâches combinant ces deux critères sont évidemment à faire en priorité. Et si vous ne parvenez pas à faire cette évaluation, posez-vous cette question : si vous partiez en vacances ce soir, quelle tâche devriez-vous absolument effectuer ?

 

Déterminer la durée de la tâche

Pour une efficacité optimale, il est conseillé d’inscrire, à côté de chaque tâche, le temps alloué pour la réaliser. Par exemple : “ Envoyer un mail à client X : 3 minutes , “  Rédiger le bon de commandes pour Z : 25 minutes … S’il vous reste une heure avant une réunion, vous pourrez ainsi, en un seul coup d’œil, identifier les missions qui pourront être menées.

Si une tâche s’avère trop longue, n’hésitez pas à la fractionner en plusieurs petites missions. Cette technique vous incitera à ne pas procrastiner en invoquant la longueur de la tâche initiale. Attention : déterminer la durée de chaque mission est uniquement viable si vous vous laisser une marge de temps réaliste. « Elle doit être suffisamment large pour vous permettre de gérer les impromptus comme les coups de téléphone », explique Ghislaine Pierquet

Votre to-do list ne cesse de s’allonger ? Faites une entorse à vos habitudes ! Ne vous préoccupez pas du degré d’urgence et d’importance de chaque tâche : « réalisez celles qui requièrent très peu de temps, cela vous permettra de dégager le terrain », confie Jean-Bernard Gouteix.

 

Actualiser la liste régulièrement

Pour que votre to-do list devienne un véritable outil de travail, il faut qu’elle soit évolutive. Il convient donc de lui consacrer quelques minutes tous les jours ou toutes les semaines, en fonction de votre rythme de travail. Ghislaine Pierquet préconise les listes hebdomadaires. « Elles laissent plus de souplesse, acceptent les imprévus et permettent de reporter au lendemain une tâche qui ne peut finalement pas être accomplie le jour même », explique-t-elle. Un avis partagé par Laurence Einfalt, formatrice en efficacité professionnelle et fondatrice de l’agence Jara. « Les listes quotidiennes peuvent faire culpabiliser les salariés qui n’ont pas réussi à tout faire en une journée », prévient-elle.

Quelle que soit l’option choisie, il est préférable de privilégier les supports mobiles comme un calepin pour écrire vos tâches. Les applications mobiles comme Todogenius et Toodledo peuvent également faciliter votre organisation. Vous pouvez enfin vous tourner vers les post-it, à condition qu’ils n’ornent pas le pourtour de votre écran d’ordinateur ou qu’ils soient disséminés à différents endroits de votre bureau…

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