Secrétaire administratif / administrative (H/F)
CDD Paris 19
Publié
Missions du poste :
-Accueil physique et téléphonique des personnes : bénéficiaires, donateurs, fournisseurs, partenaires et visiteurs. Les diriger, les renseigner et noter leurs messages
-Gestions des mails et du courrier : tri, transfert, enregistrement et affranchissement
-Rédaction de documents (courriers, emails) : mise en forme, transfert et classement
-Vérification des stocks (consommables et non consommables) : enregistrement des entrées/sorties, -passation de commandes
-Enregistrement et classement de factures
-Planification des rendez-vous pour les membres du bureau de l'associations et organisation de réunions
-Mise à jour du suivi des activités de l'association pour le rapport d'activités annuel : événements, partenariats, sorties et loisirs et réunions
-Coordonner le planning pour les actions ponctuelles de type collecte nationale, maraudes, etc. (contacter et sélectionner les bénévoles, mise en place préparer les communications,
-Actualiser des données de suivi d'activité de l'association (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
-Prospection de nouveaux partenaires, donateurs, et fournisseurs
-Autres tâches diverses de secrétariat :
*Tâches quotidiennes
-Gestion des emails, des appels téléphoniques, du courrier
-Enregistrement de la distribution des repas chauds de la veille sur l'outil Passerelle
-Réception et classement des documents de ramasses alimentaires et des bordereaux de livraisons
-Réception et vérification des dossiers des nouveaux demandeurs d'accès à l'épicerie solidaire
-Orientation et renseignement des personnes.
-Tâches ponctuelles
-Réception de dons en chèques : remise de reçus aux donateurs, enregistrement des dons dans le tableau donateurs ;
-Renseignement et envoi de CERFA pour les donateurs particuliers et société ;
-Réception de factures : enregistrement dans le tableau des factures et classement ;
-Passation de commandes : enregistrement des achats dans le tableau consommables, le tableau non consommables et le tableau Subvention de la DRIHL pour les achats alimentaires ;
-Enregistrement des dons alimentaires dans le tableau des consommables ;
-Archivage des dossiers des bénéficiaires en fin de droits.
Horaires du Lundi au Samedi de 10h00 à 17h00,
ou du Mardi au Samedi de 10h00 à 18h00.
1 heure (pause déjeuner)
Toutes ces tâches sont réparties en fonction des besoins de l'association.