Animer une réunion : 8 astuces de pros

Organiser une réunion, c’est un peu plus compliqué que de se contenter d’inviter des collègues pour discuter autour d’une table...

L’exercice est même semé d’embûches. Suivez les conseils de trois experts pour réussir à mener une réunion punchy ET efficace.
 
 
 
1. Définir le cadre




En précisant à l’avance la durée de la réunion, l’ordre du jour et les objectifs à atteindre par l’intermédiaire, par exemple, d’un e-mail, vous permettrez aux participants d’arriver préparés et favoriserez ainsi leur prise de parole. « Cela leur permettra aussi de savoir s’il s’agit d’une réunion de présentation, de type hiérarchique ou d’une réunion de création où les idées sont les bienvenues », précise Rémy Cieux, gérant de l’organisme de formation Actissima.
 
 
2. Choisir le bon endroit



Vous n’y avez sans doute jamais songé, mais la salle où se tient la réunion interfère sur la qualité des échanges. « Six personnes réunies dans une salle de 100 m2 ne vont pas se sentir à l’aise », illustre François Melon, dirigeant de la société de coaching, conseil et formation Specific.
 
De même, rassembler ses troupes dans le bureau du chef de service n’est pas la meilleure des solutions si vous souhaitez encourager le dialogue et la créativité au cours d’une réunion dite participative. Afin de favoriser la concentration de vos collaborateurs, mieux vaut donc choisir un espace neutre.
 
 
3. Réaliser un rapide tour de table pour les présentations

“ Est-ce que tout le monde se connaît ? ” , la question paraît basique… mais elle est pourtant essentielle ! « Si certains participants ne se connaissent pas, l’animateur de la réunion a tout intérêt à prendre quelques minutes pour que chacun puisse se présenter », conseille François Melon.
 
C’est en effet le gage d’une meilleure concentration pour la suite dans la mesure où les participants passeront alors moins de temps à tenter de reconnaître les autres membres autour de la table.
 
 
4. Rappeler les fondamentaux

En guise d’introduction, n’hésitez pas à expliquer en quoi cette réunion est utile et surtout à rappeler à tous les participants qu’il s’agit d’un moment d’échange. Cela permet de commencer à discuter sous les meilleurs auspices et dans un climat bienveillant.
 
 
5. Commencer par le plus urgent/délicat
Une fois les présentations accomplies et les objectifs rappelés, il est grand temps d’entrer dans le vif du sujet. Pour Patrick Forgeas, coach certifié et dirigeant de la structure Accompagnement Vôtre, « mieux vaut évoquer les sujets les plus difficiles ou sensibles au début de la réunion pour éviter qu’ils ne soient relégués à la fin des échanges, lorsque l’attention n’est plus aussi forte ». Les sujets moins essentiels peuvent donc être abordés en fin de réunion, juste avant la conclusion.
 
 
6. Assurer un échange équilibré
La réunion se veut participative ? Le défi consiste alors à éviter qu’un ou deux participants ne monopolisent la parole. « C’est important que l’animateur temporise ceux qui sont de nature très communicante et qu’il aille chercher, sous forme de questions fermées et faciles, ceux qui sont plutôt en retrait », explique Patrick Forgeas.
 
Pour relever ce défi, n’hésitez pas à déléguer. S’il est déjà très impliqué dans ses missions de production d’idées, « l’animateur peut très bien demander à une tierce personne de veiller à la participation de tous les collaborateurs et de l’alerter si certains sont moins impliqués », ajoute François Melon.


 
 
7. Briser la routine
Si vous animez régulièrement des réunions, pensez à intégrer du changement petit à petit. Pourquoi ne pas utiliser des supports différents ? Le vidéoprojecteur, par exemple, peut permettre de sortir un instant des débats d’idées et d’échanger sur des chiffres et des données factuelles.
 
« Briser la routine, c’est aussi faire preuve de souplesse si l’un des participants propose de modifier légèrement l’ordre du jour », précise François Melon. On ne parle évidemment pas de revoir tout l’ordre du jour mais bien d’une petite actualisation ou d’un ajout. En étant flexible et à l’écoute, l’animateur dynamise les échanges et rappelle aux participants qu’ils ont un vrai rôle à jouer.
 
 
8. Éviter de faire traîner la réunion

La fin de la réunion approche et certains points moins urgents n’ont pas été abordés ? Abstenez-vous de tirer les choses en longueur et de retenir les participants une 30 minutes de plus.
 
Mieux vaut récapituler les décisions qui ont déjà été prises et reporter le reste des sujets à un prochain rendez-vous. C’est, en outre, une belle manière d’éviter la surchauffe et de rester dynamique jusqu’à la fin.
 
Fiona Collienne © Keljob – Février 2012


 
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La rédaction