Au secours, je ne sais pas déléguer !

Vous ne savez pas déléguer ? C’est bien dommage : pour vous, et pour vos collaborateurs ! Mais il n’est jamais trop tard pour bien faire. Voici un mode d’emploi pour apprendre à déléguer en 5 étapes.

1 Identifier les symptômes


« Souvent les managers sont débordés, surchargés et s’aperçoivent qu’ils ne délèguent pas assez ou pas du tout, témoigne Pascal Christin, coach chez CSP Formation. C'est un sujet qui revient souvent dans mes séances de travail ».  Mais ce constat n’engage pas que le manager. Car si les symptômes persistent, le malaise peut sérieusement nuire à l’ambiance de travail. « Quand nous pensons ne pas savoir déléguer, cela traduit souvent des craintes liées à des croyances comme "C'est mieux si je le fais moi-même", "Si je délègue je perds mon pouvoir" ou "Je suis indispensable" », observe le formateur Bruno Ganem auteur du guide Être heureux au bureau (éd. Mango, 2011). Or ces attitudes ne font que démotiver les collaborateurs. « Déléguer permet au manager de se concentrer sur ses missions de stratégie et de développement, et aux collaborateurs de se responsabiliser et de gagner en autonomie. »
"La meilleure délégation est celle d'un projet qui me motive et que j’aurais eu plaisir ou passion à mener."

2 Savoir quoi déléguer


Vous êtes maintenant convaincu de l’intérêt, voire de l’urgence, à déléguer ? La première étape est de comprendre ce qui peut être délégué. Bruno Ganem distingue ainsi la banale répartition des tâches, c’est-à-dire la prérogative du manager qui consiste à dire qui fait quoi, et la vraie délégation, qui implique la réalisation d'un objectif et le transfert d’une partie de son pouvoir ». Il y a d’ailleurs une façon simple de faire la différence : « en tant que manager, la meilleure délégation est celle d'un projet qui me motive et que j’aurais eu plaisir ou passion à mener, résume Pascal Christin ».
 

3 Se préparer à déléguer


Mais le plus épineux reste à venir : à qui déléguer ? « On a souvent du mal à imaginer que quelqu'un d'autre ait autant d'information que soi, constate Meryem Le Saget, consultante en entreprise et auteure du guide Le Manager Intuitif (éd. Dunod, 2013). On a du mal à imaginer, ou l’on craint, que d’autres puissent réfléchir avec autant de pertinence. Mais le manager doit porter un regard positif et bienveillant sur ses collaborateurs. »
« Pour cela, il faut aussi connaître son équipe », insiste Pascal Christin. Le ou les élus doivent être dignes de confiance et être capables de se motiver sur un projet inédit. « On ne délègue pas à n’importe qui car c’est aussi un pari. » Pour bien connaître son équipe, le coach suggère de s’appuyer sur les entretiens annuels pour sonder ses troupes. « Mais on peut aussi organiser d’autres entretiens plus régulièrement ».
 

4 Proposer la délégation


Le choix est d’autant plus important que le collaborateur n’est absolument pas obligé d’accepter. « La subtilité est là, poursuit Pascal Christin. On ne se débarrasse pas de tâches fastidieuses en déléguant, tout comme on ne propose pas des tâches qui font déjà partie du périmètre de travail du salarié et qu’il serait effectivement tenu d’accepter ! »
Il y a des règles, comme le rappelle Bruno Ganem. « Tout d'abord la délégation doit être proposée au cours d'un entretien, et elle pourra être acceptée ou non. Puis il faut définir le cadre de la délégation, et enfin mettre en place le suivi et le contrôle. »
 

5 Suivre la délégation


Le collaborateur a accepté ? Attention, c’est là que l’aventure commence car déléguer ne revient pas à abandonner l’autre ! Bruno Ganem suggère même d’établir quelques règles : définir des objectifs précis et des indicateurs de réussite, allouer le temps et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs et formuler clairement le rôle de chacun, notamment dans la relation et la communication des informations. « À chaque étape de la mission il faudra mesurer l'écart entre les résultats obtenus et les objectifs à atteindre et enfin recueillir les informations et les analyser pour évaluer la qualité du travail en cours. »
La délégation suppose donc un véritable lâcher prise de la part du manager autant que l'investissement personnel du collaborateur. « Il faut transmettre une façon de penser, une façon de faire, observe Meryem Le Saget. On échoue souvent sur le suivi d'une délégation, donc il faut faire des points réguliers. Comme au tennis, un coach ne nous apprend pas à faire un revers au tennis en une fois ! »
 

La rédaction