Les mauvaises habitudes à perdre pour mieux gérer ses mails

Pour beaucoup de Français, la boîte mail est devenue l’outil de travail n°1. Une sorte de meilleur ennemi. Pour que la gestion des mails ne deviennent pas votre activité principale, voici les mauvaises habitudes dont il faut se débarrasser, et vite.

La consultation frénétique de sa boîte


Checker sa boîte mail toutes les deux minutes est un fléau mondial qui concerne aussi bien la vie pro que  peso. « Il faut lutter contre l’addiction aux mails », prévient Aline Nishimata, professeure et experte en e-communication. Elle préconise « de savoir décrocher et d’éviter de consulter sa boîte tous les quarts d’heure car c’est une grande source de déconcentration et de perte de temps. » Selon elle, la plupart des métiers ne nécessitent pas plus d’une à deux visites quotidienne. Mais bonne nouvelle, des outils peuvent vous aider à lutter contre cette mauvaise habitude. « Il est possible de paramétrer Outlook pour ne recevoir de mails qu’à certaines heures, indique Luc Demaret, auteur du livre Gérer efficacement vos mails. C’est un bon moyen d’éviter de recevoir des notifications toutes les cinq minutes via son smartphone. » Et n’oubliez pas non plus que le courrier électronique ne doit pas se substituer aux autres moyens de communication. « Parfois, un problème peut se régler en deux minutes avec coup de téléphone plutôt que par un ping-pong de mails », note Luc Demaret.
"Prendre l’habitude d’avoir une titraille explicite. Ce qui permet de connaître avant même de l’ouvrir le contenu du mail. De quoi éviter de passer trop de temps à consulter des mails qui n’ont que peu d’intérêt."

Plusieurs sujets dans une même discussion


« Trop de personnes vont se répondre et dévier du sujet initial sans prendre le soin de redémarrer par un nouveau message », observe Pascale Belorgey, responsable de la formation "Apprendre à gérer votre boîte mail" chez Cegos. Résultat : deux ingénieurs d’un chantier peuvent se retrouver à parler d’un chantier Z dans une discussion parlant initialement du chantier Y, avec pour conséquence une grande impression de fouillis et des difficultés à retrouver trace des mails en question par la suite. Le conseil de la formatrice ? « Consacrer un sujet dédié par fil de discussion. » Question d’organisation.
 

L’absence d’objets clairs


Dans un email, l’objet est parfois tout aussi important que le contenu. « Trop de mails manquent d’un titre clair, ou n’ont pas de titre du tout », observe Luc Demaret. Résultat : une accumulation de courriels commençant par un "sans objet" ou, pire, des "re, re, re". Sa recommandation : « Prendre l’habitude d’avoir une titraille explicite. Ce qui permet de connaître avant même de l’ouvrir le contenu du mail et son caractère d’urgence. » De quoi éviter de passer trop de temps à consulter des mails qui n’ont que peu d’intérêt.
 

Le "répondre à tous" systématique


L’envoi groupé est une habitude dont il faut définitivement se débarrasser, conseille Luc Demaret. « Dans certaines entreprises, c’est devenu systématique d’envoyer un mail en copie à un peu tout le monde car ça permet d’éviter de se fatiguer à chercher qui est vraiment concerné par l’objet du courrier. » Au final, ce réflexe est très nuisible car il pollue les boîtes mail et entraîne une grande perte de temps : vous passez plus de temps à trier les courriers qui vous concernent vraiment qu’à réfléchir au moment de cibler l’envoi. « C’est un effort collectif à fournir pour corriger ce problème au sein d’une société. Chacun peut y mettre du sien », estime Pascale Belorgey,. Comment y remédier ? « En ayant le réflexe de sélectionner les personnes à qui vous allez répondre à un mail, affirme-t-elle. Sur les dix qui l’ont reçu, peut-être n’y a-t-il que votre interlocuteur qui est au final concerné par votre réponse. »
 

L’abonnement à d’inutiles newsletters


La dernière préconisation consiste à éviter de polluer sa boîte professionnelle de courriels publicitaires ou d’informations qui ne vous sont pas directement utiles. « Toutes ces newsletters auxquelles on s’abonne parfois sans s’en rendre compte en oubliant de décocher une case viennent alourdir vos réceptions, vous font perdre du temps à les supprimer et peuvent nuire à la lecture de mails bien plus essentiels », observe Aline Nishimata. Pour lutter, Luc Demaret a créé une boîte spéciale, en plus de sa boîte personnelle et de sa boîte professionnelle, dans laquelle arrivent tous les liens commerciaux et newsletters. « Un bon moyen de gagner en clarté », selon lui.

La rédaction