Multitasking : comment rester efficace au travail ?

Les neurologues sont formels : notre cerveau est incapable de faire plusieurs choses à la fois. Mais allez expliquer ça à votre boss, vous qui devez sans cesse jongler avec les dossiers ! 3 experts nous donnent leurs conseils pour « multitasker » sans (trop) perdre en productivité.

Place à la to do list efficace


Mener plusieurs projets de front suppose une organisation millimétrée, surtout si l’on ne veut pas passer la nuit au bureau. Pour savoir par où commencer, établir une liste de choses à faire, la fameuse to do list, peut-être une première solution. « Énumérer des vœux pieux ne fera pas avancer le schmilblick, avertit toutefois Laurence Einfalt, directrice de l’agence Jara, spécialisée dans le conseil en efficacité personnelle. La liste ne doit comporter que des actions concrètes. » Plutôt que de s’acharner à griffonner qu’il faut absolument « boucler le dossier X », mieux vaut noter noir sur blanc « d’appeler Monsieur Y pour le dossier X », par exemple.
Pour Élisabeth Rochefort, responsable régionale de CSP Formation Est, chaque tâche doit être classée selon deux critères croisés : son urgence et son importance. Si l’on n’y prend pas garde, « les tâches urgentes mais non importantes prennent naturellement le pas, car elles sont généralement plus faciles à appréhender ».
Si vous êtes un adepte des listes quotidiennes, associez un objectif temporel en face de chaque tâche. Inutile, en revanche, de planifier une journée de 8 heures. « Une liste doit rester souple, explique Élisabeth Rochefort. Elle doit inclure les imprévus et les périodes d’attention flottante. »

 Apprenez à réduire le nombre d’interruptions au travail


Venir à bout de plusieurs tâches dans un temps restreint demande une grande concentration. Alors mieux vaut ne pas être dérangé. « Une des clés de l’efficacité consiste à limiter toutes les interruptions sur lesquelles nous avons une prise », suggère Laurence Einfalt. Est-il bien utile, par exemple, de recevoir un signal sonore sur son smartphone à chaque fois qu’il se passe quelque chose sur Facebook ? Supprimer les notifications, c’est éviter de tendre le bâton pour se faire battre par la procrastination.
Tous les experts s’accordent à dire qu’en entreprise, la messagerie électronique est souvent utilisée en dépit du bon sens. « Personne n’aurait l’idée de descendre chercher son courrier à la boîte aux lettres toutes les 3 minutes », constate Élisabeth Rochefort. « Désactiver l’alerte qui indique l’arrivée d’un nouveau mail est indispensable pour ne pas être sans arrêt distrait », ajoute Laurence Einfalt. Consulter sa boîte mail seulement deux ou trois fois par demi-journée reste le meilleur remède pour ne pas se disperser. Infaisable selon vous ? « Une véritable urgence n’arrive jamais par mail », martèle Martine Daigremont, formatrice en ressources humaines chez Demos.

Regardez-vous travailler


Un prospect à relancer, le budget de l’année prochaine à boucler, la note de synthèse à rédiger… Face à une ribambelle de tâches hétéroclites, il convient de rationnaliser. « Auto-analysez votre emploi du temps pour donner priorité aux tâches au cœur de votre activité », suggère Elisabeth Rochefort. « On fait souvent des tas de choses en plus, pour faire plaisir aux autres ou pour se valoriser », remarque Martine Daigremont. Se recentrer sur sa fonction est une étape essentielle pour parvenir à optimiser son efficacité.
Tenir compte de son rythme biologique peut également vous aider à être un bon travailleur multitâche. Si vous savez que l’envie d’une sieste vous prend systématiquement après le déjeuner, gardez les tâches qui requièrent le plus de concentration pour le début de la journée. « C’est généralement vers 17 heures que notre cerveau est le plus habile pour traiter des tâches de mémoire et de synthèse », précise Martine Daigremont. Peut-être est-ce le moment de prévoir la rédaction d’un compte-rendu ?

Faites des pauses


« Lors d’une période d’activité sur le même sujet, l’attention soutenue s’évalue de 20 à 30 minutes », rappelle Élisabeth Rochefort. Si vous sentez que votre concentration commence à baisser, c’est le moment de passer à autre chose. Profitez-en pour faire des choses à moins forte valeur ajoutée : regarder vos mails ou transmettre vos notes de frais à la compta par exemple. « Choisir de s'interrompre lorsque l’on sature améliore souvent les résultats », confirme Martine Daigremont.
Quoiqu’il en soit, « penser que l’on peut faire plusieurs choses à la fois, c’est vivre dans l’illusion », assure Laurence Einflat. Et notamment l’illusion de bien faire son travail. Car passer en permanence d’un sujet à un autre favorise inévitablement les erreurs. « Être hyperactif au travail est amusant et valorisant, mais pas forcément efficace », conclut l’experte.

La rédaction