L'assistant d'unité a pour mission de réaliser la gestion administrative et l'assistanat de l'unité
Responsabilités, activités
Assurer l'assistanat général de l'unité
Assurer l'accueil des invités de l'unité et veiller à la mise à disposition de salles et d'EPI visiteurs
Assurer la gestion logistique, l'organisation des divers évènements de l'unité
Assurer la gestion des véhicules de services : Gestion de la disponibilité des clés, gestion des docs associés pour les utilisateurs, PV...Coordination de la révision avec les équipes centrales.
Gérer les cartes de service provisoires et d'accès de l'unité
Encadrer une ressource en mission pour certaines tâches
Assurer la gestion administrative de l'unité
Assurer le traitement du courrier postal : tri, arrivée et départ
Assurer la diffusion des notes et du courrier dans l'application de gestion : réception, transmission, diffusion, affichage et archivage
Rédiger des documents, courriers notes et mettre à jour divers documents de l'unité (organigramme, trombinoscopes, présentation de l'unité, demandes de mise à jour des délégations de l'unité...)
Assurer les commandes de l'unité (Prestation évènementielle, petite fourniture, consommables d'imprimantes, tampons, calendriers...), (Responsable de la Demande d'achat, réception, archivage et traitement des litiges...)
Gérer les fiches de mission (signature, archivage...) et Commander les voyages des agents
Gérer l'archivage des documents dont il a la responsabilité
Participer à la gestion administrative RH de l'unité
Gestion administrative des intérimaires de l'unité (pointage, suivi contrat, demande...)
Suivi des pointages agents en coordination avec l'équipe RH
Gérer le suivi, la planification des visites périodique de l'unité
Gérer le suivi et la gestion administrative des autorisations locales de conduite ALC et suivi des habilitations métiers
En veillant à la confidentialité des informations dans le respect du RGPD
Contribuer à l'efficacité du système de management de l'unité et à la satisfaction des exigences clients
Contribuer à l'enquête de satisfaction clients (questionnaire, dépouillement et synthèse)
Suivre le traitement des dysfonctionnements et des non-conformités
Assurer le suivi des actions correctives et préventives en cours et liées aux audits
Vous êtes titulaire d'un Bac +2
Compétences requises
Connaissance de la réglementation du personnel en vigueur
Maîtrise des ressources Internet, intranet et outils de bureautiques
Connaissance des outils métiers (I-procurement, TRANSAT, CONCUR, GECCO..)
Sens de l'organisation, rigueur, savoir gérer les priorités
Capacités relationnelles développées
Aptitude au travail en équipe
Bon niveau de communication orale et écrite
Confidentialité
Attachement : Plate forme Boissy saint léger
Le Groupe RATP, implanté dans 14 pays, sur quatre continents est le 5e groupe de transport public urbain au monde. Il est composé d'une maison-mère qui exploite le réseau francilien, un réseau multimodal parmi les plus complexes et d'une centaine de filiales qui proposent une variété d'expertises en France et à l'International. C'est une entreprise intégrée qui détient une expertise globale : Ingénierie, exploitation et maintenance.