Assistant de direction h/f

  • Il y a 16 jours
  • CDI
  • Paris 16  (75016)
  • Génie Civil/BTP/TP

Le poste

I. ADMINISTRATIF - Gestion de l'agenda du Président : complexe nécessitant une veille de tout instant et une réactivité immédiate (prise de rendez-vous, arbitrage, réservation de salle de réunion, …) ; - Organisation de ses rendez-vous internes et externes (physique ou par conférence téléphonique), invitations, rédaction d'ordre du jour ; - Prise de messages téléphoniques, maîtrise de tous les médias et outils hardware ; - Rédaction de notes verbales / comptes rendus et autres documents administratifs, pour la bonne gestion du groupe (généralement à caractère confidentiel) ; - Mettre en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, tableaux, présentations diverses, …maîtrise de tous les outils bureautique de manière autonome; - Collaboration avec les autres assistantes du groupe pour la mise en place de documents d'organisation (gestion de rendez-vous sur des opérations complexes, suivi des équipes dans le cadre de leurs missions, …) ; - Classement / Archivage ; - Mise à jour de ses contacts ; Fiche de poste assistant(e) président - Relancer les équipes dès lors que le Président attend des retours de leurs parts ; - Réalisation de note de frais ; - Etablissement de dossier appels d'offres ; - Contacts en interne et en externe : banque, investisseurs, notaires, avocats, clients, bailleur, conseillers patrimoniaux, … ; II. LOGISTIQUE - Organiser ses déplacements et éventuellement ceux des collaborateurs l'accompagnant (transports, location de voiture, matériel nécessaire, …) ; - Organiser les événements du groupe ; III. COMMUNICATION - Filtrer les appels et accueil des rendez-vous clients du Président ; - Représentation du Président vis-à-vis des salariés ; - Participer au développement des moyens de communication : mise à jour des supports de communication du groupe, plaquette et site internet ; IV. OPERATIONNEL Le Président ayant conservé une activité opérationnelle, vous devrez l'assister dans ses productions.

Le profil recherché

I. SAVOIR ET SAVOIR FAIRE - Savoir s'organiser et gérer les priorités ; - Maîtriser la planification ; - Sens de l'adaptation à différentes situations et interlocuteurs ; - Disposer d'un très bon niveau d'expression écrite et orale, niveau d'orthographe excellent ; - Capacité à gérer et faire avancer plusieurs sujets de front ; II. SAVOIR ETRE - De nature pro-active ; - Réel sens de l'organisation, de l'initiative, d'une polyvalence dans la gestion des priorités ; - Sens de la confidentialité et du service ; - Attitude volontaire et sérieuse ;

L'entreprise

Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans l'étude de projet immobilier, basé sur Paris


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