Assistant de direction h/f en cdi à paris

  • Il y a + 30 jours
  • CDI
  • Paris - 9ème arrondissement  (75009)
  • Mutuelle

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Le poste

Assiste les Directions (Direction Générale Adjointe, Direction des Affaires Générales, Direction des Projets de l'Organisation et des Systèmes d'Information) dans l'ensemble des tâches d'organisation, de secrétariat et d'information. Il est responsable de la bonne organisation des réunions qui lui sont confiées.

Gère les moyens à disposition :

- Organise les réunions, les déplacements et séminaires en tenant compte des contraintes techniques : convoque les participants, recherche et propose des prestataires, effectue les réservations,

- Prépare et constitue les dossiers de réunions ou les dossiers techniques,

- Conçoit, alimente et suit les tableaux de bord ou d'activités,

Participe au suivi budgétaire en lien avec le service comptabilité :

- Centralise les notes de frais et en assure le suivi budgétaire,

- Suit la facturation des prestataires : réception et vérification des factures, suivi du circuit de signatures, enregistrement des données dans le tableau de suivi.

Assure l'assistanat de Direction :

- Assure l'accueil téléphonique,

- Gère le courrier et les courriels (lecture, tri, transfert, impression)

- Frappe de documents (courrier, rapports, mailings....)

- Peut participer aux réunions en vue de la rédaction des comptes rendus ou des synthèses

Planifie l'activité en fonction des délais et des priorités :

- Coordonne l'agenda des Directeurs : prend les rendez vous tout en veillant à adapter la disponibilité en fonction de ses impératifs et des priorités quotidiennes,

- Renseigne le planning des congés des collaborateurs de la Direction.

Gère des dossiers spécifiques pour les Directions dont il la responsabilité notamment :

- Direction des Ressources Humaines : diffuse les mouvements de personnel sur le RSE, participe à l'organisation des journées d'intégration des nouveaux salariés, peut apporter son assistance aux missions de recrutement : tri de CV, pré-qualifications téléphoniques, convocations des candidats.

- Direction de l'organisation, Projets, Informatique : gestion des contrats des prestataires (renouvellements, nouveaux contrats).

Le profil recherché

De formation Bac +2 minimum, de type BTS Assistant de Direction, vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience à un poste similaire. Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d'un bon rédactionnel et d'un bon relationnel.

Organisé, dynamique, proactif, vous savez prioriser vos tâches et travailler en toute confidentialité.

L'entreprise

Intériale est l'un des leaders de la protection sociale complémentaire. Elle accompagne près de 500 000 agents publics et leurs familles pour leur santé et leur prévoyance. Fortement tournée vers la prévention, l'innovation et le digital, elle s'inspire à la fois du mutualisme historique et de l'univers high-tech. C'est ainsi qu'elle fait vivre ses valeurs : créativité, fiabilité, solidarité.


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