Assistant(e) administratif(tive) h/f

  • Il y a 7 jours
  • CDI
  • PARIS  (75010)
  • Recherche / Laboratoires

Le poste

Rattaché(e) à la Responsable du Service des Programmes Scientifiques et Médicaux, il/elle assurera la gestion administrative des appels d'offres du service des programmes scientifiques et médicaux et du service des programmes internationaux et apportera un appui administratif à ces deux services programmes.

- Assurer dans le logiciel de gestion des demandes de financement les étapes administratives et techniques d’ouverture d’appel à projets, d’évaluation, de financement et de suivi

- Vérifier et suivre qu’à chaque étape du processus le dossier soit complet

- Préparer et envoyer les documents nécessaires à la présentation des demandes de financement à la Commission Permanente, au Comité Scientifique et Médical et au Comité international

- Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des financements en cours

- Apporter un soutien au suivi des conventions de financement pour le SPS (Service des programmes scientifiques)

Préparer, envoyer puis réceptionner et archiver les conventions de financement pour le SPI (Services des programmes internationaux)

Vous êtes de plus, en charge de la gestion administrative du logiciel de gestion de demande de financement.

- Vous apportez un soutien aux utilisateurs internes, évaluateurs et associations ayant déposé une demande de financement (répondre aux demandes techniques en lien avec l’outil de gestion des demandes de financement), vous devez résoudre et gérer les anomalies (bugs) en lien avec le prestataire.

Enfin vous avez un support administratif

- Assurer le secrétariat des deux services (réponses courriers et mails, préparation des notes de frais, suivi des dépenses des services, et des factures à régler, classement et archivages des documents…)

Mettre en œuvre des outils et optimiser le suivi opérationnel (calendriers des services, archivage réseau, financements en cours, liste de contacts…)

- Coordonner la réalisation des dossiers qui seront présentés aux conseils d’administration (en fonction du calendrier annuel).

- Quantifier le nombre d’heures de bénévolat accordé par les experts aux activités des deux services programme (valorisation du bénévolat)

- Réaliser des petits travaux de traduction en anglais (commentaires de comités, mails, documents de communication, relecture de conventions)

Le profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation Bac + 2/3

Vous avez une expérience minimum de 2 ans en assistanat

Vous maîtrisez à la perfection les outils bureautiques en particulier Excel et Word

Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles

Vous avez une capacité à établir des relations de travail efficaces avec beaucoup d’interlocuteurs

L'entreprise

Gitec recrute pour l'un de ses clients basé à PARIS (10è) un(e) Assistant(e) Administratif(tive) dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée. Le poste est à pourvoir immédiatement.


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