Assistant(e) de direction h/f

  • Il y a 26 jours
  • Intérim 2 mois
  • Paris 12  (75012)
  • Administrations/Institutions

Le poste

Rattaché(e) à la Direction Inspection Générale, vos missions seront :

Optimiser le temps des cadres dirigeants ou experts :

- Hiérarchiser et fixer les rendez-vous des dirigeants ou experts ;

- Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous.

Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations destinées aux dirigeants et experts dans le respect de la plus grande confidentialité :

- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;

- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondre directement ;

- Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;

- Mettre en forme des supports de présentation ;

Organiser et/ou préparer les réunions des dirigeants ainsi que certaines manifestations :

- Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.) ;

- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;

- Organiser les missions des cadres dirigeants ou experts.

- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….

- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;

- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;

- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…

Assister les dirigeants ou experts dans la préparation et le suivi de certains dossiers

- Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles aux dirigeants/experts ;

SPÉCIFICITÉS :

Chargé.e du secrétariat de l'Inspection Générale, de la préparation des Comités et de l'organisation des missions et spécifiquement en décembre :

SECRETARIAT

- Enregistrement et diffusion du courrier, rédaction et mise en forme de courriers, de notes, de supports de présentation

- Mise en forme et diffusion des rapports d'audit

PREPARATION DES COMITES (ordre du jour, constitution des dossiers, contacts avec tiers)

- Préparation des C.A

- Préparation des Comités d'audit et des risques

- Préparation du Comité du contrôle interne

- Contribution à la préparation des Comités d'audit et des risques

Le profil recherché

- Profil : Bac+2 (BTS AG/ AM)

- Qualités d'organisation et de méthode, Rigueur,

- Sens de l'anticipation et capacité de « relance »

- Sens de la confidentialité

- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

L'entreprise

Fed Office, cabinet de recrutement temporaire et permanent spécialisé sur les métiers de l'Assistanat bilingue anglais, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client basé à Paris, un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).


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