Assistant(e) du secrétaire général h/f

  • Il y a 11 jours
  • Intérim 3 mois
  • Paris 12  (75012)
  • Collectivités locales/Territoriales

Le poste

En tant qu'Assistant(e) de direction, vos missions sont les suivants :

Réaliser les missions de secrétariat pour les responsables et les chargé.e.s de mission de 3 divisions :

- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;

- Organiser l'agenda des responsables ;

- Assurer l'accueil téléphonique et physique si besoin ;

- Réaliser des travaux d'appui pour les services (photocopies, classement, gestion des fournitures, etc.) ;

- Organiser la logistique de réunions, séminaires ou événements (réservations, déplacements, transport...) ;

- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;

- Rédiger des courriers/notes/ de réunion, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;

- Tenir à jour une documentation, le classement, ainsi que tout fichier utile au fonctionnement des équipes ;

- Tenir à jour les tableaux de bord du fonctionnement des équipes ;

- Accueillir les nouveaux arrivants : modes de fonctionnement, procédures, applications informatiques ;

- Assurer le suivi des congés des équipes.

Organiser les missions des membres des équipes :

- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….

- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;

- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;

- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…

Assister les responsables et les chargé.e.s de mission dans la préparation et le suivi de certains dossiers :

- Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles ;

- Réaliser une veille relative à l'activité des 3 divisions ;

- Réaliser des extractions de données en vue de leur analyse.

Ce poste est proche de la Gare de Lyon.

Le profil recherché

Pour donner suite à votre candidature, il nous faut nécessairement une première expérience d'au moins 4-5 ans en Assistanat de direction, idéalement sur un poste avec de l'Anglais.

Alors si vous maîtrisez des outils bureautiques standards, avez une méthode, organisation, rigueur, respect de la confidentialité, le sens des priorités, réactivité, respect de délais et une capacité relationnelle, ce poste est fait pour vous.

De plus, vos capacités de synthèse, qualités d'expression orales et écrites sont les bienvenus !

L'entreprise

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour son client acteur central de la politique de développement de la France basé à Paris (75), un(e) Assistant(e) de direction bilingue Anglais en intérim.


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