Assistante administrative et technique travaux h/f

  • Il y a + 30 jours
  • CDI
  • LEVALLOIS PERRET  (92300)
  • Politique de la ville/Logement

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Le poste

Rattaché(e) à la direction des travaux, il (elle) assistera plusieurs chargés d’opérations et techniciens ainsi que le Directeur adjoint.

A ce titre, il (elle) assurera le secrétariat et des missions opérationnelles :

Suivi des marchés et travaux

* Gérer les appels d’offres :

- Suivi fiche de recensement

- Gestion de la plateforme DEMATIS,

- Traitements administratifs,

- Participation à l’analyse,

- Rédaction des courriers de notification.

* Suivre la fiche de lancement pour les marchés formalisés

* Demander les devis aux assistants maîtrise d’ouvrage (AMO), aux bureaux d’études techniques (BET), aux services sécurité et protection de la santé (SPS) désignés par accord cadre,

* Faire le lien avec le service mandatement pour saisie sur ARAVIS des appels d’offres avec transmission des documents nécessaire,

* Gérer les tableaux de suivi de marché et d’opérations,

* Gérer les autorisations administratives, DT, PC, panneau, huissier etc,

* Gérer, classer et/ou diffuser les documents de suivi de chantier (OS, Comptes rendus, agréments de sous-traitants, PV de réception…).

Assistance administrative

* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,

* Suivre les projets et les activités du service,

* Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,

* Exécuter, vérifier la conformité et suivre des procédures et décisions administratives,

* Etre le référent des outils de dématérialisation pour la direction

* Organiser et planifier des réunions pour la Direction,

* Renseigner et exploiter des tableaux de bord de suivi d’opérations,

* Participer aux réunions,

* Rédiger les courriers et comptes rendus,

* Assurer la réception des appels téléphoniques pour la Direction en cas d’absence,

* Assurer l’accueil des visiteurs internes et externes,

* Recevoir et filtrer les appels téléphoniques,

* Traiter les demandes ou orienter les appels.

Le profil recherché

Bac à Bac+2 option secrétariat/assistanat.

Vous avez de l'expérience dans l'assistanat et idéalement dans la maîtrise d'ouvrages.


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