Assistante de direction (h/f)

  • Il y a 12 jours
  • CDI
  • Jouy-en-Josas  (78350)
  • Enseignement/Animation/Recherche

Le poste

Vous rejoignez le pôle des programmes MBAs (MBA, Executive MBA, Trium) en tant qu’Assistant(e) de direction de l’Associate Dean du pôle.

- Vous travaillerez dans une équipe très internationale et dynamique vouée à l’excellence opérationnelle et la qualité de service, dans un environnement multiculturel.

- En étroite collaboration avec l’Associate Dean, vous prenez en charge les missions principales suivantes :

- Organiser les rendez-vous et le planning de l’Associate Dean

- Suivre et gérer le compte email du bureau du Doyen. Gérer la communication avec les participants et les Alumni des programmes MBA et EMBA pour le compte de l’Associate Dean à des moments clefs de l’année (« rankings », rentrées, remise des diplômes)

- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes et des compte-rendu de réunion (français, anglais)

- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe

- Organiser les déplacements de l’Associate Dean et des membres d’équipe, ordres de mission et notes de frais

- Préparer et organiser les réunions (préparation des dossiers, réservation de salles, …)

- Renseigner des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour (suivi budgétaire, évaluations…) et suivre les budgets de la Direction

- Assurer l’interface avec l’équipe, l’externe et relation clients : écoute, définition des besoins et orientation des demandes…

Organiser la mise en place et l’installation des postes de direction (ou autre si nécessaire)

- Suivre et prendre en charge les urgences des directeurs adjoints pendant leurs absences (SAP, Notilus + toutes autres demandes)

- Représenter l’Associate Dean à des réunions internes et à des évènements puis faciliter leur coordination avec les autres directions de l'école

- Contribuer à l’organisation des principaux évènements des programmes MBA et EMBA (rentrées, remise de diplômes etc.) en bonne coordination avec les équipes académiques et admissions.

Le profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d'un Bac+2, et disposez d'une expérience réussie au sein d’un environnement international, et dans un contexte exigeant.

Vous avez un excellent relationnel, facilité à travailler en équipe avec un fort sens du service

Vos qualités:

Rigueur, organisation, aptitude à gérer les priorités tout en étant force de proposition

Autonomie, initiative, anticipation des besoins

Diplomatie, confidentialité et adaptabilité sont des qualités indispensables

Si ce poste vous correspond alors n'hésitez plus et postulez !

L'entreprise

OpenSourcing recherche pour l'une des meilleures écoles prestigieuses business schools au monde, un/une

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