Secretaire d'exploitation h/f

  • Il y a + 30 jours
  • CDI
  • Amiens  (80000)
  • Maintenance industrielle

L'offre demandée n'est plus disponible. Nous vous invitons à trouver des offres similaires : Emplois Assistant administratif.

Le poste

Rattaché(e) au Responsable de secteur, vous participez activement au bon déroulement de l'activité. Plusieurs tâches vous sont attribuées:

TACHES LIEES A L'EXPLOITATION

-Standard téléphonique de l'agence

-Enregistrement sur cahier d'appels

-Suivi du planning des interventions avec la collaboration du Responsable de secteur

-Préparation des bons d'interventions avec vérification des imputations analytiques

-Au retour des interventions, chiffrage des prestations ( avec le Responsable de secteur)

-Vérification journalière des pointages et saisie informatique (pointages personnel et matériels)

-Saisie et suivi des BSD + Provisions de charges

-Participation aux arrêtés de gestion avec la Responsable Administrative

SUIVI CLIENTS ASSAINISSEMENT

-Pré création comptes clients dans SIOUX

-Demandes d'enquêtes de solvabilité pour nouveaux clients

-Traitement des commandes clients (prix, modalités de facturation et de paiement, demande de mise en place de cautions bancaires auprès de la Responsable Administrative) et enregistrement

-Facturation des Bons d'intervention

-Rapprochement des interventions

-Suivi des FAE (factures à envoyer), relances des clients

-Edition dans traitements des Interventions réalisées et non facturées pour vérification facturation.

-Edition des retards d'encaissements.

-Relances téléphoniques, transmission des informations au siège

-Edition de devis en collaboration avec le chef de secteur

-Suivi de la prospection du secteur et prise de rendez-vous clients

SUIVI FOURNISSEURS ASSAINISSEMENT

-Demande d'ouverture des comptes fournisseurs pour Assainissement

-Saisie et réception des bons de commandes et des factures fournisseurs tout au long du mois

-Rapprochement des bons de livraison à la Commande

-Enregistrement des factures

-Copies, classement et transmission des originaux au siège

-Contrôle des FAR (factures à recevoir) et contrôle de leur exhaustivité

-Mise-en-place et suivi des contrats de sous-traitance

-Transmission des documents officiels à la Responsable Administrative

Le profil recherché

Formation BAC+2 en secrétariat de type BTS assistant de gestion PME / PMI

2 à 5 ans d'expérience en exploitation dans l'environnement, dans le BTP ou en logistique

- Capacité à tenir le standard (nombreux appels)

- Capacité à effectuer des plannings d'intervention

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…)

- Optimisation des tournées chauffeur

- Bon niveau de rédaction et d'expression (contact client).

- Organisation, rigueur, vivacité, bon relationnel

L'entreprise

Au service de la performance, de l'innovation et de la compétitivité des industriels, Ortec est un groupe international, intégrateur de solutions en engineering et travaux.

Il intervient sur de nombreux marchés : Énergies, Aéronautique, Spatial, Défense, Automobile…

Ses collaborateurs ont l'esprit audacieux, le geste expert et partagent la même passion pour les défis industriels. Ortec c'est un partenaire de confiance, créateur de valeur dans une approche éthique et responsable.