Secrétaire général / office manager h/f

  • Il y a 23 jours
  • CDI
  • PARIS  (75016)
  • Cabinet de recrutement

Le poste

Véritable bras droit de la direction, vous interviendrez sur des missions variées :

Prise en charge du secrétariat du gérant du cabinet

· Tenue de l’agenda clients du gérant (rendez-vous et déplacements et autres demandes)

· Frappe de mails et brèves analyses à la demande de la direction

· Suivi du temps passé par les collaborateurs sur les dossiers pour la facturation

· Suivi administratif des dossiers clients et suivi de la facturation en lien avec la comptabilité

· Accompagnement en matière de réponse aux appels d’offre (dépôt, mise à jour administratives des plateformes), propositions commerciales, conventions d’honoraires

· Etablissement des devis et suivi sous GESTISOFT (logiciel métier)

· Gestion de la base de données CRM du cabinet et réorganisation des données clients

· Communication : mise à jour du site internet, plaquette, têtes de lettre, cartes de vœux…

· Suivi et publication du bulletin d’actualité du cabinet (newsletter)

· Organisation des événements internes et externes en lien et collaboration avec l’hôtesse d’accueil du cabinet

· ADP et gestion du personnel (entrées/sorties, feuilles d’heures, absences/congés, maladie etc.) et assure le suivi interne

· Gestion des candidatures (traitement, retours) et accueil des stagiaires

· Gestion de la formation ( dont la rédaction des attestations de formation pour les clients, la rédaction des attestations de formations en interne et déclarations sur le site de l‘ordre des avocats…)

· Reporting pour l’établissement du bilan pédagogique et financier de formations pour la direction

· Facturation en lien avec le service comptable de manière ponctuelle

Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être enrichies selon votre appétence et compétences sur le poste.

Le profil recherché

De formation Bac +2/3 minimum en Assistanat / Secrétariat, vous justifiez de 5 à 10 ans d’expérience sur un poste similaire.

Vous êtes force de proposition, savez gérer les priorités et êtes dotée d’un bon relationnel. Vous êtes et représentez le lien entre les collaborateurs de la structure et la direction.

Votre orthographe est irréprochable (qualités rédactionnelles) et vous avez une excellente maîtrise du Pack office.

Type de contrat : CDI basé à Paris 16

Horaires : 37h/semaine

Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience

Langues : l’anglais professionnel serait un plus uniquement (certains clients anglophones pour information)

Avantages : Mutuelle, remboursement navigo à 50%, tickets restaurant 8€, 13ème mois, prime à la méritocratie acquise à partir d’un an d’ancienneté

Logiciels : Sage 100, Gestisoft (logiciel métier), MS Excel

Prise de poste dès que possible.

L'entreprise

Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, cabinet d’avocats composé de 50 personnes basé à Paris 16 à proximité du métro « Charles de Gaulle Etoile » ou « Kléber » un profil Secrétaire général / Office Manager (H/F) en CDI

Ce cabinet recherche un nouveau talent dans le cadre d’une création de poste rattaché à la direction avec en relation directe avec les équipes au quotidien.

Interface stratégique, vous êtes une personne de confiance, polyvalente, et force de proposition capable de gérer différentes priorités et urgence.


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