Secrétaire polyvalent f/h h/f

  • Il y a + 30 jours
  • CDI
  • Paris 9  (75009)
  • Transports - Messagerie Express

L'offre demandée n'est plus disponible. Nous vous invitons à trouver des offres similaires : Emplois Secrétaire.

Le poste

Créatrice de connexions, notre client est une entreprise de services qui a pour mission de gérer les infrastructures ferroviaires en France. Elle garantit la maintenance et alloue les capacités du réseau aux multiples acteurs du rail. Son activité s'inscrit dans l'intérêt général et répond aux enjeux de la transition énergétique.

L'Assistante du plateau Exploitation/Système a pour missions principales d'organiser et assurer le fonctionnement de l'assistanat du plateau en collaboration avec les différents acteurs du projet.

Activités principales

1. Organisation / gestion de l'agenda

• Tenir l'agenda des chefs de pôle, prise de rendez-vous.

• Anticiper et être force de proposition dans l'organisation logistique des rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités.

• Gérer l'agenda concernant la comitologie du pôle Exploitation/Système (invitations, adaptations, réservations de salles, etc.)

2. Secrétariat du plateau

• Organiser des réunions simples et complexes pour les membres du pôle Exploitation/Système tant en interne qu'externe et, au besoin, assurer l'appui logistique à ces réunions.

• Suivre le contenu des instances, des ordres du jour des réunions, envoi aux participants si besoin et suivi des présences.

• Recueillir et assembler les éléments des dossiers des réunions pour le pôle via les supports dédiés dont Office 360 (SharePoint, Planner,…).

• Optimiser des relations avec les divers Services du plateau EOLE et intervenants Externes.

• Participer à la circulation de l'information et de la diffusion en interne/externe.

• Suivi et contrôle de l'ensemble des documents soumis à la signature du Directeur.

3. Gestion du courrier/parafeurs et documents divers

• Gérer le courrier départ à la signature des chefs de pôles (enregistrement, mise en conformité, circulation, envoi).

• Dispatching de courrier Arrivé, classement, suivi des courriers en attente de réponse, optimiser la procédure

• Classer et enregistrer les documents utiles dans la GED.

4. Appui technique et communication

• En appui du pôle, aide à la mise à jour des différents outils de communication mis en œuvre (SharePoint, Planner, Support de Communication interne, Supports Points 5min, …)

• Être force de proposition sur l'animation/communication au sein du pôle Exploitation-Système.

Rémunération : 20/25K€

Le profil recherché

• Capacité d'analyse et de synthèse

• Qualité d'expression écrite et orale

• Organiser et savoir trier les informations par ordre d'importance

• Discrétion et confidentialité

• Organisation et méthode

• Capacité à travailler en équipe (travail sous format Plateau Commun, avec les fonctions supports, avec les assistantes,…)

• Réactivité

• Grande autonomie dans son périmètre de responsabilité

• Capacité à prendre des initiatives

• Connaissance des outils Office 360

L'entreprise

Notre métier, c'est l'emploi. Des milliers d'offres d'emploi, 17 pays, 750 agences, plus de 4100 collaborateurs.

Le Groupe Synergie, 1er groupe français en gestion des Ressources Humaines, vous accompagne dans l'évolution de votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous marquons notre différence par notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes aux clients, candidats et intérimaires qui nous font confiance.


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