Assistant administrative H/FNouveau
LHH Recruitment Solutions Intérim Rueil-Malmaison
Publié
LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation recherche pour son client un Assistant affaires réglementaires et qualités H/F basé à Rueil malmaison pour une mission d’intérim d'un an.
Vos missions seront les suivantes :
Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, notamment des lois anti-cadeau et Transparence, assurer le suivi du budget du département réglementaire dans son ensemble, l'assistanat opérationnel du Pharmacien Responsable et de son équipe.
Gestion et suivi des devis fournisseurs : budget pharma / réglementaire
- Création (imputation comptable et budgétaire ) et suivi des bons de commande dans Coupa
- Reception des PO, donner les provisions, pointage des PO via Coupa
- Mettre en place le suivi budgétaire et phasing par ligne budgétaire
- Point de contact et gestion des relances et requêtes liées à la facturation
- Répondre aux litiges fournisseurs dans l'outil DCIW
- Suivi des déclarations des cotisations, taxes et contribution aux différents organismes (CNOP, EMA, CYCLAMED, ADELPHE)
- Gestion des notes de frais et des déplacements
Gestion des comptes fournisseurs / clients
Création et suivi des comptes fournisseurs dans l’outil Velocity en récoltant toutes les infos nécéssaires
Vérification des statuts fournisseurs dans l'outil Aravo
Affaires réglementaires et assurance qualité
-Gestion du registre des absences du Pharmacien Responsable et de son remplacement par le PRI
-Tenir à jour l’organigramme du département
-Assurer l'archivage des documents réglementaires et qualité
-Faciliter les échanges et interactions avec les prestataires pharmaceutiques dans le cadre des activités de sous-traitance (Delpharm, CSP, Medipha, Vigipharm, Eudrac,…)
-Participer aux sujets de veille réglementaire et à leur diffusion. En assurer l'archivage hebdomadaire. Assurer la traduction des notes si besoin.
-Participer à la gestion des contrats relatifs à l'activité pharmaceutique, veiller à la mise à jour des tableaux de suivi
-Participer à la diffusion des procédures et documents liées aux activités pharmaceutiques
-Participer à la mise en place et au suivi du plan de formation et aider à l'organisation logistique des sessions de formation
-Assurer l'archivage de la veille hebdomadaire et mensuelle de la littérature en pharmacovigilance
-Etre force de proposition vis-à-vis du Pharmacien Responsable et du Responsable Assurance Qualité de toute action à mener
-Assurer l’organisation et la coordination d’évènements du département (audits, inspections, organisation de réunions, réception d’intervenants extérieurs)
-Assurer les relations avec NèReS (association représentative de la profession) : agenda, diffusion des CR des réunions,...
-Assurer les relations avec le Conseil National de l'Ordre des Pharmaciens
-Être l’interface active et permanente entre l’équipe affaires réglementaires et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe
-Préparation des demandes réglementaires et scientifiques
Loi anti-cadeaux et transparence
-Assurer la coordination de l'activité LAC/Transparence avec les prestataires sélectionnés
-Participer au suivi des indicateurs qualité
Divers
-Rédiger les comptes rendus des réunions
-Planifier les réunions importantes
-Accès aux systèmes pharmaceutiques et gestion des demandes IT des collaborateurs
-Gérer la logistique: matériel, relations avec les services générauxVous avez déjà une expérience de deux ans sur un poste similaire.
Vous avez un bon niveau en anglais : à l'oral et à l'écrit
Vous maitrisez les outils suivants : Vélocity et Coupa.
Vous savez travailler en équipe.